Foire Aux Questions sur les Numéros d'inventaires#

Cette page répond aux principales questions sur les numéros d'inventaire. Elle a été validée par la DirColl.

1) Qu'est ce qu'un numéro d'inventaire ?#

Un identifiant unique au monde et immuable permettant de désigner sans ambiguïté un spécimen. Il sert de référence dans les publications : personnels des collections doivent être en mesure de retrouver le spécimen à partir de ce numéro.

En plus de son enregistrement dans des registres et bases de données, le numéro d'inventaire figure généralement sur une étiquette accrochée au spécimen.

2) Est ce que le numéro d'inventaire est une obligation légale ?#

Non c'est le numéro patrimonial qui est une obligation.

Le numéro d'inventaire n'est pas obligatoire il est seulement indispensable ! Sans lui il n'y a plus de lien entre publications et spécimens.

3) Comment sont formés les numéros d'inventaires du Muséum ?#

Ils sont formés par la juxtaposition :

• du préfixe MNHN
• d'un acronyme de collection sur 1 ou 2 lettres
• d'un code unique au sein d'une collection

exemples :

• MNHN-IE-2008-533 est un Holothuroidea de la collection des échinodermes
• MNHN-P-P00128278 est un holotype de Coffea congensis var. oubanghiensis de la collection de plantes vasculaires (Phanérogamie)

4) Comment sont formés les acronymes de collection ?#

Ils sont attribués par la direction des collections. La liste exhaustive figure dans ce document Excel AcronymeColl11.xlsx

5) Comment sont formés les codes uniques au sein d'une collection ?#

Les unités de gestion de collections (UGC) sont autonomes sur ce point. La solution la plus est courante est un numéro composé :

• de l'année d'attribution du numéro
• d'un numéro séquentiel

S'ils correspondent à un plan de numérotation existant, d'autres systèmes peuvent être utilisé. Il est néanmoins impératif

• d'éviter les caractères "exotiques" ou ayant une signification sur le WEB (accents, lettres greques, "/", ":","@" etc.)
• que le code soit insensible à la casse (MNHN-F-A23459 ne doit pas être un specimen different de MNHN-F-a23459)

6) Comment être certain d'éviter d'attribuer le même numéro à deux spécimens ?#

Le seul moyen fiable est de centraliser l'attribution des numéros en les inscrivant dans un registre unique ou une base de donnée unique. La base de donnée doit utiliser une contrainte pour assurer l'unicité sur ce numéro.

7) Faut il mettre des tirets entre MNHN, l'acronyme et le numéro unique ?#

C'est la pratique la plus répandue mais certains ensembles préfèrent la barre oblique. La manière la plus fiable de citer un spécimen est d'indiquer l'URI qui figure sur la page web du specimen dans "comment nous citer ?" L'autre avantage est que cet identifiant pérenne est un lien cliquable qui permet d'obtenir des informations sur le spécimen si il est informatisé.

Le numéro d'inventaire de l'échinoderme et du caféier donner en exemple à la question 3) peuvent donc s'écrire aussi

• http://coldb.mnhn.fr/catalognumber/mnhn/ie/2008-533 (Holothuroidea de la collection des echinodermes)
• http://coldb.mnhn.fr/catalognumber/mnhn/p/p00128278 (holotype de Coffea congensis)

Plus d'explicatiions en video sur https://vimeo.com/231408099

8) Faut il un cahier "papier" d'inventaire quand les numéros sont enregistrés dans une base de données sauvegardée par la DSI ?#

La DirColl ne l'impose pas mais une édition papier périodique gardée dans un lieu sûr reste très bienvenue.

9) Peut-on donner un numéro d'inventaire à un lot de spécimens ?#

Oui. Toutefois si l'on individualise un spécimen du lot, il faudra être en mesure de garder le lien entre le spécimen et le lot. Un moyen simple pour des lots peu volumineux peut être de suffixer le lot par 0 et les individus par un numéro séquentiel.

• Exemple: MNHN-IE-2008-123-1 et MNHN-IE-2008-123-2 sont extraits du lot MNHN-IE-2008-123-0.

10) Quels numéros attribuer à des lots qui pourront être retriés dans le futur ?#

Chaque ensemble est autonome sur ce point. Ces numéros resteront "locaux" et ne seront pas utilisés dans les publications. Ils peuvent même avoir une structure différente de celle des numéros d'inventaires.

11) Et quand les acronymes sont mélangés dans un lot ?#

Dans ce cas il vaut mieux éviter l'utilisation d'acronymes.

Une solution proposée par Pierre Lozouet pour les invertébrés marins :

Réponse Dircol :

12) Peut on détruire ou ou altérer, par exemple par un prélèvement, un spécimen ayant un numéro d'inventaire ?#

Pas s'il a été versé en collection et dispose d'un numéro patrimonial.

Pour les autres spécimens, cette décision ne doit pas être le fait d'une seule personne, et certainement pas de celui qui est juge et partie. Il faut qu'un groupe comprenant au moins le chargé de conservation concerné, le responsable scientifique et le responsable technique instruise la demande. Une note de service précise(ra) les modalités qui doivent être différentes selon qu'il s'agit d'une demande ponctuelle, généralement extérieure, traitée comme un prêt ou qu'il s'agit d'autoriser un chercheur à pratiquer ces altérations en routine dans le cadre d'un travail de recherche.